3 processen die je als webshop moet automatiseren

Het aantal online shoppers stijgt nog steeds met de dag. Voor veel webshops betekent dit dan ook groei. Meer bestellingen, meer retouren, meer personeel, meer klantcontact en meer bedrijfsprocessen. Waar je het eerst nog alleen of met een paar medewerkers kon doen, moet je nu een hele onderneming runnen. Dat is een leuke uitdaging. Maar hoe doe je dit efficiënt en rendabel? Gelukkig biedt automatisering met software uitkomst. Een webshop leent zich hier uitstekend voor. Immers, de fundering van je online onderneming is al digitaal. Daarom vind je hier een aantal processen die als webshop moet automatiseren wanneer je groeit als webshop.
 

Integratie met je boekhouding

Je webshop begint eindelijk een beetje lekker te lopen. Omdat je nu vaker te maken hebt met prijsaanpassingen, acties en kortingen, komt opeens een uiteenlopende stroom aan financiële informatie binnen. Nu is het van belang om de verwerking hiervan dan ook gestroomlijnd te laten verlopen. Dit structureer je het beste door je webwinkel software te koppelen aan een boekhoudprogramma. Met deze integratie kun je je voordeel doen, omdat je verschillende werkzaamheden kunt automatiseren. Zo kunnen alle transacties direct in het boekhoudsysteem worden ingeladen.

Heb je naast je eigen webshop ook een fysieke winkel? Dan kun je de kassa aansluiten op het boekhoudprogramma. Nu hoef je niet meer aan het einde van de dag nog de kassaomzet in de boekhouding te verwerken. Een ander voordeel aan deze koppeling is dat je automatisch facturen kunt opstellen en versturen op basis van bestaande persoonsgegevens. Dit geeft je de mogelijkheid om facturen eenvoudig digitaal te versturen. Tevens bespaar je ook op verzendkosten en zijn de facturen sneller verstuurd. Ook kun je met de integratie tussen webshop- en boekhoudsoftware een koppeling met de bank maken. Het systeem werkt je bankboek automatisch dagelijks bij. Je hoeft het dus niet meer handmatig in te voeren of te importeren.
 

Je (online) marketing automatiseren

Wellicht heb je er al van gehoord, marketing automation software. Met deze software heb je tal van mogelijkheden om je marketing te automatiseren. De kunst is om automatisch op het juiste moment, via het juiste kanaal, de juiste specifieke en relevante content aan je potentiële klanten aan te bieden. Dit kan bijvoorbeeld heel goed met e-mailmarketing. Als webshop heb je ongetwijfeld een behoorlijke lijst met mailadressen van klanten die eerder wat bij je gekocht hebben. Met marketing automation software kun je bijvoorbeeld iemand die een bepaald product 3 keer in je webshop heeft bekeken, een mail kunnen sturen met een tijdelijke actie voor dit product (bijvoorbeeld “Gratis verzending”). Zo stuur je hele gerichte relevante content die bijdraagt aan de positieve beleving van je webshop.

Daarnaast mag feedmarketing binnen je online marketing strategie niet ontbreken. Met feedmarketing maak je automatisch advertenties of productvermeldingen aan op vergelijkingssites en andere platforms met behulp van productfeeds. Dit zijn exportbestanden uit je database van je productaanbod. Met de gegevens uit deze productfeeds worden vervolgens advertenties of productvermeldingen aangemaakt en geplaatst op vergelijkingssites zoals Beslist, Bol.com en Amazon. Deze vermeldingen worden vervolgens constant automatisch geupdate middels de feed. Als het product niet meer op voorraad is, verdwijnt hij uit de feed en dus ook de vermelding.

Ook prijzen en andere producteigenschappen worden constant geupdate. Met feedmarketing bereik je alleen de mensen die daadwerkelijk interesse hebben in je product. Kortom, dit betekent vaak een relatief hoge conversie. Maar voor een maximaal rendement uit feedmarketing is een productfeedmanagement tool een must. Hiermee kun je namelijk zien welke producten veel klikken ontvangen, maar weinig tot geen transacties opleveren. Als je de netto marge per product toevoegt aan je productfeed, dan kun je bepalen welke producten wel of niet winstgevend zijn per platform. En dus ook of een product wel of niet richting een specifiek platform moet worden gestuurd.
 

Klantenservice optimaliseren

Met de toenemende stroom aan bestellingen, zul je waarschijnlijk ook een toename aan klachten of retouren krijgen. Als dit allemaal in een mailbox binnenkomt, verlies je op een gegeven moment het overzicht. Klachten kunnen zo alleen maar verder oplopen als je niet (op tijd) met een oplossing komt. Daarom is het handig om een support ticket systeem te hebben, waarmee je efficiënt klantbezwaren kunt oplossen. Helpdesk software ondersteunt het volledige klantenserviceproces:

• de registratie van een serviceverzoek

• het escaleren van problemen

• het prioriteren en het toewijzen van taken aan medewerkers

• het tracken, bewaken en uitvoeren van het verzoek en het sluiten ervan

Kortom, een ticket systeem werkt een stuk efficiënter dan alle verzoeken in je mailbox te beheren. Alle inkomende en uitgaande tickets worden geordend en gemonitord met ticketsysteem. Je kunt ze indelen in onderwerp, mate van prioriteit enzovoort. Ook kun je reminders instellen, wanneer je weer voor een bericht aan de slag moet. Stel dat je bijvoorbeeld nog moet wachten tot een leverancier antwoord geeft op de vraag van een klant, dan zet je het bericht even op ‘in afwachting’. Door de koppeling met je webwinkel software link je tickets aan bestellingen. In het ticketsysteem heb je tevens de mogelijkheid om templates op te zetten voor standaardmailcontact zoals een verzendbevestiging, een geannuleerde bestelling of een retouraanvraag. Vervolgens kun je met één druk op de knop de template in het bericht plaatsen. Dat scheelt een hoop typewerk en je kunt klanten sneller helpen.